【職業別】すぐ分かる!収入証明書類の入手方法とよくある質問

【職業別】すぐ分かる!収入証明書類の入手方法とよくある質問
「新しい契約を結ぼうとしたら、収入を証明できる書類の提出が必要だと言われた。
源泉徴収票は失くしてしまったし、どうすればいいか分からない……」

各種ローンや引っ越しの契約等の場面で、何かと必要になる「収入証明書類」
すぐに用意できるなら良いものの、そう上手くいかないことも多いですよね。

そこで今回は、おおまかな職業別(給与所得者か、そうでないか)・収入証明書類の入手方法を簡単にまとめました。
読み終えていただければ、必要な書類を揃えて滞りなく契約に進めることでしょう。

★提出先によって、必要な収入証明書の種類が限られていることがあります。事前に確認を取っておくことをおすすめします。

給与所得者が手に入れられる収入証明書類とその入手法

まずは給与所得者、つまり会社員や公務員、派遣社員やパート・アルバイトが手に入れられる収入証明書類について紹介していきます。

★給与所得者が手に入れられる、主な収入証明書類
発行元 受け取り方 その他
源泉徴収票 勤務先 12月~翌1月頃に勤務先からもらえる 再発行を断られた際にはやや面倒
給与明細書 勤務先 毎月もらえる 契約先によっては収入証明書類として認められない
住民税決定通知書 市区町村 毎月もらえる 再発行不可
扶養下、あるいは就職して1年目だと取得不可
所得証明書
課税証明書
市区町村 市区町村役所での手続き すでに住民税を支払っている必要がある
扶養下、あるいは就職して1年目だと取得不可

①「源泉徴収票」を手に入れられればひとまず安心

あなたが給与所得者であるのなら、多くの場合で「源泉徴収票」を手に入れられれば事足ります。
ご存知かとは思いますが、これは1年間の給与額とそのうちの源泉徴収額を記録したものですね。発行されるのは多くの場合で毎年12月、もしくは1月となります。
(例外的に退職時には1ヶ月以内に交付)

問題となるのは、この書類をお持ちでない場合。
あなたの勤続年数が1年未満で、今の職場で一度も源泉徴収票を受け取れていないと言う場合には後の項目をご覧いただくとして……。

仮に受け取ったはずの源泉徴収票を紛失してしまった場合には、発行先にもう一度掛け合ってみる必要があります。まずはあなたの勤務先の、給与計算を行っている部署に相談してみてください。

これで多くの場合、滞りなく再発行を受けられるかと思いますが……。
仮に断られてしまったときには、後述の「源泉徴収票以外の書類を手に入れる」方針を取った方が良いでしょう。会社に、源泉徴収票の再発行に応じる義務は無いからです。

★あなたが給与所得者で、かつ1枚目の源泉徴収票すら発行されていない場合には、税務署へ相談に行ってください。源泉徴収票不交付の届出手続き<>が可能です。

★勤務先以外の場所(市区町村役所など)で源泉徴収票を発行してもらうことはできません。

★年金受給者の源泉徴収票の再発行については「よくある質問:年金受給者はどのように収入を証明するべきでしょうか?」をご覧ください。

②「2ヶ月分の給与明細」等で認められることも少なくは無い

あなたの勤続年数が1年未満の場合、あるいは源泉徴収票を失くしてしまった場合などには、「給与明細書」を収入証明書とみなしてくれる……こともあります
公式HP等に記載されている「収入証明書類」に給与明細が掲載されていなくても、まずは電話で事情を話し、確認を取ってみると良いでしょう。

ただし、その後の対応は契約先の会社によります。
カードローン等、比較的小口の契約であれば「直近2ヶ月分の給与明細書+賞与明細(あれば)」で問題なく手続きをすすめられることも多いものの……。
どうやっても1年単位の書類提出を求めてくる会社は存在しますので、あらかじめご了承ください。

★給与明細書を紛失してしまった場合、源泉徴収票とは違い必ずしも再発行を受けることはできません
とは言え会社の温情で再発行してくれる可能性はありますので、まずは掛け合ってみると良いでしょう。

★場合によっては、銀行通帳の振込履歴を「給与を受け取っている証拠」として使える……かもしれません。
このあたりも契約先によって異なります。直接ご確認ください。

③勤務先から受け取れる「住民税決定通知書」も収入証明に使える

年末年始前後に発行される「源泉徴収票」に加え、給与所得者は5~6月に「住民税決定通知書」を受け取ることができます。(扶養に入っている場合を除く)

これは名前の通り、住民税の金額を知らせる通知ですね。住民税は所得に応じて課されるので、同時に所得額が記載されています。

職場で受け取ることのできる書類ではありますが、これは源泉徴収票とは異なり、地方自治体(市区町村)が発行元となります。
「住民税決定通知書」は原則再発行に対応していませんのでご了承ください。紛失してしまった場合には、後述の「所得証明書」「課税証明書」を受け取りに行くことになります。

★自治体によって書類の名称が異なります。(大阪市の場合は「個人市・府民税特別徴収税額決定通知書」)

★住民税は前年度の所得に応じて決まります。よって、就職して1年目であればこの書類を受け取ることはできません。(転職時は前年度所得に応じ通知あり)

④役所に出向けば「所得証明書」「課税証明書」の入手が可能

上記書類のどれも持っていない、という場合には市区町村の役所に出向き「所得証明書」「課税証明書」といった書類を受け取るのが良いでしょう。所得の申告が済んでいるのなら、原則即日交付を受けられます。

各自治体が2種類の書類を取り扱っているわけでは無く、自治体によって書類の名前が異なりますのでお気を付けください。とは言え、窓口で「収入を証明できる書類がほしい」と伝えれば問題なく案内を受けられるかと思います。

書類の内容は、「所得額と住民税の課税額」を記録したものです。住民税決定通知書に似た内容ですね。
そのため書類を受け取るためには、住民税を支払っている(あるいは非課税世帯として認められている)必要があります。
(=扶養下、就職一年目だと取得不可)

CHECKよくある質問:勤続/営業年数が1年未満、あるいは住民税を支払っておらず、収入証明書類を手に入れることができません。

詳しい取得方法については、各自治体の公式HPなどをご覧ください。
ここでは一例として、東京都港区の例を掲載させていただきます。

★東京都港区の「課税(非課税)証明書」入手方法(窓口申請)
手続に必要なもの ・印鑑
・本人確認書類(運転免許証など。写真の無い書類なら2点必要)
交付手数料 原則300円
取得条件 証明年度の1月1日時点で港区で課税されていること
(港区公式HPより)

★個人番号カード(マイナンバーカード)があれば、コンビニエンスストアでの手続きも可能です。
詳しい方法については各自治体の公式HP等をご覧ください。

個人事業主・自営業者(確定申告者)の収入証明書類とその入手方法

ここからは個人事業主・自営業者(不労働所得を得ている場合を含む)の収入証明書類・入手方法についてお話していきます。

★個人事業主等が手に入れられる、主な収入証明書類
発行元 受け取り方 その他
確定申告書の控え 税務署 確定申告時に受け取り すでに申告を済ませている必要がある
納税証明書 税務署 インターネット等で手続き すでに申告を済ませている必要がある
住民税決定通知書 市区町村 市区町村からの送付 再発行不可
扶養下、あるいは就職して1年目だと取得不可
所得証明書
課税証明書
市区町村 市区町村役所での手続き すでに住民税を支払っている必要がある
扶養下、あるいは就職して1年目だと取得不可

★個人事業主・自営業者は原則として、確定申告を行い、支払うべき税金をきちんと支払っている場合にしか収入証明書類を手に入れることはできません。(前年度まで給与所得者だった場合を除く)

①基本はやっぱり「確定申告書の控え」

個人事業主・自営業者の収入証明書類と言えばやはり「確定申告書」です。正しくは、申告者側が所持している「確定申告書の控え」ですね。

ただし言うまでも無く、直近で確定申告を行っていないのなら即時入手は不可能
また再発行手続きも面倒ですので、これをすぐに提出できない場合には後述の「納税証明書」等を使った方が良いでしょう。(住民税を納付している場合に限る)

★確定申告書の控えを再発行してもらうためには、国税庁の「申告書等閲覧サービス」を使うことになります。
何かと面倒なのでおすすめはしませんが、どうしても必要な場合にはこちらもご検討ください。

CHECK国税庁公式HP「申告書等閲覧サービスの実施について(事務運営指針)」

②税務署で受け取れる「納税証明書」も要チェック

あなたが確定申告等をきちんと行っており、所得税を支払っているのなら、税務署から「納税証明書」を受け取ることができます。

基本的に、受け取り手続きの方法は確定申告に準じます。つまりe-Taxを利用できる環境にあるのならオンラインで、そうでないのなら税務署の窓口や郵送を使うことになりますね。

手続き自体はさほど難しくなく、当日発行も可能です
確定申告書の控えを紛失してしまった場合には、こちらの方法を使うのが最もスムーズでしょう。

必要な書類などについて詳しくは、以下の公式HPをご覧ください。

CHECK国税庁公式HP「[手続名]納税証明書の交付請求手続」

★納税証明書には「その1~その4」の種類がありますが、収入証明書類として利用する場合には「その2」(所得金額を証明する箇所)を出せば事足りることが多いです。
とは言え例外もありますので、事前に提出先へご確認ください。

★発行枚数や証明書の種類により、数百円~の手数料が掛かります。

③給与所得者と同じく「住民税決定通知書」「所得証明書」も有効

確定申告書の紛失時、もしくは「去年まで給与所得者だった」場合には、「住民税決定通知書」「所得証明書・課税証明書」(自治体によって名前が異なる)といった、市区町村が発行する収入証明書類を使うと良いでしょう。

「住民税決定通知書」は毎年6月頃、直接あなたの住居に封筒で届きます。こちらは再発行不可ですのでお気を付けください。

「住民税決定通知書」を紛失、あるいは破棄してしまった場合には、市区町村の役場に出向き「所得証明書」「課税証明書」といった書類を発行してもらうと良いでしょう。

CHECK給与所得者の収入証明書類:所得証明書類について(個人事業主と発行手続きに違いなし)

市区町村から収入証明書類を受け取るためには、住民税を支払っている必要(もしくは非課税世帯として認められている必要)があります
確定申告を行っておらず、その他に給与所得も無い、という場合、あなたは公的に「無収入者」と見なされます。
この場合は当然、公的な書類を手に入れることはできません

CHECKよくある質問:勤続/営業年数が1年未満、あるいは住民税を支払っておらず、収入証明書類を手に入れることができません。

収入証明書に関するよくある質問と回答

最後に、収入証明書類に関するよくある質問にお答えしていきます。

①収入証明書類は原本を提出するのでしょうか?

提出先による、としか言えません
多くの場合、対面で提出する形(賃貸契約など)であれば原本を、そうでなければコピーなどを提出することになるかと思います。提出先にご確認ください。

★インターネット契約が可能なカードローンであれば、スマートフォンのカメラ機能などで原本の写真を撮り、画像データを送信することで事足りることも多いです。

②年金受給者はどのように年収額を証明するべきでしょうか?

毎年6月に届く「年金振込通知書」「源泉徴収票」「確定申告書」のどれであっても問題ありません。(というより提出先の方針によるので要確認)
自治体から発行される「住民税決定通知書」などを使っても良いでしょう。

ちなみに年金の源泉徴収票は、日本年金機構のHPや電話相談を通じて簡単に再発行を受けられるようです。

CHECK日本年金機構公式HP「通知書の見方を調べる」
CHECK日本年金機構公式HP「源泉徴収票をなくしたとき」

③確定申告をしていない個人事業主なのですが……。

他に給与所得などが無く、住民税決定通知書なども届かないのであれば、無所得者として処理されていると思われます。

年間所得が38万円以上であれば、確定申告を行い税金を支払う義務があります
公的な収入証明書類を手に入れるためには、まず税金の清算を行うことになるでしょう。
市区町村役所や、税務署などに相談することをお勧めします。

④勤続/営業年数が1年未満、あるいは住民税を支払っておらず、収入証明書類を手に入れることができません。

書類の提出先に相談し、給与明細や請求書などの書類で何とかならないか掛け合ってみてください。

どうにもならない状況であれば、残念ながらあなた一人の力で契約を結ぶことは困難と思われます。
安定収入を得ている家族の協力を得て、契約を結ぶのが現実的でしょう。
(家族の名義で契約する、保証人になってもらう等)

⑤収入証明書類を作ってくれる会社があるようですが……。

いわゆるアリバイ会社ですね。
私文書偽造罪、場合によっては詐欺罪にも問われますので、利用するのはやめましょう。

CHECKアリバイ会社について

⑥勤務していた会社が倒産した場合、収入証明書類はどうやって手に入れれば良いですか?

破産管財人がいるのならその方に相談、そうでなければ出来る限りの給与明細などを持って税務署へ相談に出向いてください。
所得税を算出するための、確定申告の要件などを教えてもらえることでしょう。

まとめ

★各収入証明書類の簡易まとめ
書類の名称 入手方法など
給与所得者 源泉徴収票 12月~1月に発行される
給与明細書 毎月発行される
※収入証明書類として認められない可能性あり
住民税決定通知書 5~6月に発行される
※扶養下、就職1年目(前年度収入無し)だと交付なし
所得証明書
課税証明書
住民税を支払っていないと受け取れない
確定申告者
(主に個人事業主、自営業者)
確定申告書の控え 確定申告時に交付
再発行は面倒
納税証明書 確定申告済みであれば原則即日発行可
基本的には「その2」を提出
住民税決定通知書 6月頃に自宅に届く
※扶養下、就職1年目(前年度収入無し)だと交付なし
所得証明書
課税証明書
住民税を支払っていないと受け取れない
※提出先によっては、その他の書類も収入証明書類として認められる場合があります。

いざ手に入れようとすると、案外見つからないことも多い収入証明書類。
まずは契約先に必要書類を確認の上、あなたの状況に合った書類を準備することになるでしょう。

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