【給与支払証明書】公共機関HPから見る、その入手方法とテンプレート

「新しい契約を行う際に、<給与支払証明書>の提出を求められた。
単なる給与明細とは別の書類みたいだし、どうやって手に入れればいいか分からない……」

1ヶ月ごとの給与額を伝える給与明細書とは違い、任意の期間の給与を証明する<給与支払証明書>
公営住宅の入居・更新や養育費の計算、教育機関の奨学金受給申し込みなどの際に必要となるこの書類は、給与の提供元、つまりあなたの勤務先(パート・アルバイト先や、すでに退職した職場を含む)に依頼して発行してもらう以外に入手方法がありません。

今回はそんな「給与支払証明書」(給与証明書)について、公的機関の公式HPが掲載する情報をもとにその概要や入手方法をまとめました。
読み終えていただければ、必要な書類をできる限りスムーズに手に入れる方法が分かります。

★このページは個人の給与所得者を対象としています。個人事業主などが市区町村に提出する「給与支払報告書」に関しては、市区町村の公式HP等をご覧ください。

ここで解説する「給与支払い証明書」とは、任意の期間の給与を証明するための書類です
年間収入を証明するための書類(課税証明書、源泉徴収票など)をお探しなら、「収入(年収)証明書類の種類とその入手方法について」のページをご覧ください。

「給与支払証明書」(給与証明書)ってどんな書類?

「給与支払証明書」(給与証明書等と呼ばれることも)の内容を知るためには、実物をご覧いただくのが一番でしょう。
こちらは長野市の公式HPに掲載されている、市営住宅入居者のための給与証明書様式(テンプレート)となります。

給与支払証明書

(長野市公式HP:PDFより)

ご覧の通り、給与支払明細書(ここでは単に給与明細書と呼ばれているものの、内容に違いは無し)は1ヶ月ごとにもらえる給与明細書と異なり、「任意の期間の給与額を証明」する書類となりますね。

そして、テンプレートだけを見れば誰でも作れる書類のように思えますが……。
「事業所名」「代表者氏名」の項目がある通り、「給与支払証明書」を発行できるのは給与の支払元、つまりあなたの勤務先のみとなります。もちろん前後の「所在地」や「印」は、勤務先のものを用いることになりますね。
この場合はあなたが公式HPから上記のテンプレートを印刷、直接勤務先に記入を依頼するのが基本の入手方法となるでしょう。

★提出先によって細かな規則が異なります。(指定テンプレートを使う必要があるか、扶養者について記入する必要があるか等)
不明点がある場合には、直接提出先に確認されることをお勧めします。

書類の発行依頼方法とそのテンプレート

前述の通り給与支払証明書を発行できるのは、実際に給与を支払っている(あるいは支払っていた)勤務先だけ。
給与支払証明書は1ヶ月ごとの給与明細とは異なり、任意で発行される書類ですので、これが必要な場合には直接あなたが、勤務先に依頼を行う必要があります。

その依頼方法は提出先や勤務先の体制によって変わってくるかと思います。提出先の機関が給与支払証明書のフォーマットを指定しているのなら、これを窓口で受け取るか印刷するか等して勤務先に提供、記入を依頼することになりますね。
特にフォーマットが定まっていない場合には任意の形式(後に例を掲載)を使って構いませんが、給与支払証明書の発行体制を整えている会社も多いと思われますので、まずは総務部や管理部など給与関連の業務を取り仕切っている方に尋ねてみると良いでしょう。

ちなみに、すでに退職した職場に請求を行う場合、発行依頼の方法は郵送で構いません。(電話などで一報を入れておくことをおすすめします)

★以下、給与支払証明書のサンプル(テンプレート)となります。
適宜コピー・改変するなどして、ご自由にご利用ください。

CHECK給与支払証明書・様式例(テンプレート) ※パソコンからご覧ください。

※リンク先はgoogleドキュメントです。「ファイル→形式を指定してダウンロード」より、pdfやdocxといった形式で保存が可能です。

※上記テンプレートはごく最小限の内容のものとなります。必要な項目があれば、適宜追加した上でご利用ください。
特に公的機関や奨学金関連の書類など、「収入の低さ」を証明する必要がある場合、必要項目は多くなりやすいです。詳細は提出先にご確認ください。独自のフォーマットが用意されていることも多いです。

※以上のテンプレート利用により起きたトラブルについて、当方は責任を負いかねます。あらかじめご承知おきください。

証明内容に交通費を含むか否かといった詳細は、提出先によって異なります。ご確認の上、給与支払証明書の発行申請を行ってください。

★書類提出の目的によっては見込み額、つまり今後支払われる予定の給与の記入を求められる場合があります。

★会社が証明書を発行してくれない場合など、個別トラブルの対処法については各書類提出先などにお問い合わせください。

まとめ

給与支払証明書(給与証明書)とは、任意の期間において、勤務先があなたへ給与を支払っていることを証明する書類を言う。これを提供できるのは、実際に給与を支払っている勤務先だけ
★給与支払証明書を入手したい場合には、給与関連の業務を取り仕切っている社員さんにその旨を伝えよう。書類の提出先によってはフォーマットが決まっていることもあるので事前確認は必須

給与明細書に比べると馴染みのない「給与支払証明書」。とは言え意外と提出を求められる場面は少なくないため、請求すればあっさり発行してくれることも多いです。

この書類を提供できるのは、実際に給与を支払っているあなたの勤務先だけ。
給与支払証明書が必要になったら提出先が用意するテンプレートの有無等を確認した上、経理担当の社員さんに相談してみましょう。

CHECK給与未払い問題の対処法について




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